Ateya Hub : Centralisation & système métier transversal

Contexte

Face à la multiplication de fichiers isolés, de suivis Excel et de données réparties entre plusieurs services, l'enjeu était de construire une source d'information unique capable de structurer et relier l'ensemble des données métier de l'entreprise. Le périmètre couvrait notamment les fournisseurs, les produits, les contrats, les CSE, le suivi commercial, les mises en ligne, la communication et les données opérationnelles associées. L'objectif : réduire les doubles saisies, fiabiliser l'information et rendre chaque donnée exploitable par plusieurs équipes sans recréer de nouveaux silos.

Réflexion

Trois enjeux ont structuré le projet :

• Modéliser une donnée métier complexe : Concevoir une architecture relationnelle capable de relier fournisseurs, produits, contrats, CSE, saisonnalité, commercialisation, diffusion web et actions marketing dans un même système.
• Créer une source de vérité partagée : Remplacer les suivis indépendants par une base unique, afin que chaque service travaille à partir d'une information cohérente, actualisée et réutilisable.
• Adapter l'outil aux usages terrain : Transformer la base de données en véritable outil métier grâce à des interfaces dédiées à chaque fonction : production, commercial, marketing, CSE et pilotage.

Actions

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   Architecture & modélisation de la donnée

   Structuration d'une base relationnelle centralisant fournisseurs, contacts, commissions et produits rattachés ; caractéristiques produits, saisonnalité, équipements, destinations et photothèques ; statuts de commercialisation et présence sur les différents sites ; contrats et suivi fournisseur ; CSE, entreprises, contacts et historique commercial ; plan de communication et produits associés aux campagnes.

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   Design d'interfaces métier

   Conception d'interfaces opérationnelles selon les besoins de chaque service : visualisation des produits par saison, ajout de nouveaux produits et fournisseurs via formulaires, suivi commercial et historique CSE, suivi des statuts de mise en ligne, accès aux données produits et photothèques, sélection des produits pour les newsletters et actions de communication.

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   Automatisation & fiabilisation des flux

   Mise en place de workflows permettant de limiter les tâches répétitives, réduire les doubles saisies et fluidifier la circulation de l'information entre les équipes.

Solution

Un hub Airtable qui relie fournisseurs, produits, contrats et actions commerciales/marketing au sein d'une base relationnelle unique, avec des interfaces métier dédiées à chaque service.

Formulaire intelligent d'ajout produit : centralise en une seule saisie la fiche d'identité, la localisation, l'univers et le type de séjour de chaque nouvel établissement.

Bénéfices opérationnels

• →4 services réunis dans un même environnement.
• →0 double saisie sur les données centralisées.
• →Réduction des suivis Excel et des fichiers isolés.
• →Donnée unique, partagée et réutilisable entre les équipes.
• →Meilleure visibilité sur les produits, fournisseurs, contrats, CSE et actions marketing.
• →Interfaces dédiées permettant à chaque service d'accéder uniquement aux informations utiles à son activité.

Outils & méthodes

Un système métier réussi n'est pas une base de données de plus : c'est un produit interne pensé pour l'usage quotidien des équipes, où la complexité relationnelle s'efface derrière des interfaces simples.